Zasady skutecznej komunikacji w pracy i nie tylko

Komunikacja międzyludzka to wbrew pozorom trudna sztuka.

Naucz się jej, a przyniesie to dobre rezultaty nie tylko w pracy, gdy pozwoli ci uniknąć kłótni z szefem czy współpracownikami.

Ale też na przykład w związku, czy podczas wychowania dziecka!

Oto 3 zasady skutecznej komunikacji w pracy i nie tylko.

1. Kompletność przekazu

Kompletność oznacza, że ​​wszystko, co komunikujesz, powinno być kompletne i nie powinno być brakujących faktów w Twojej wypowiedzi.  

Często widać, że ludzie zakładają, że pewne fakty są znane publiczności lub słuchaczom.

To nie jest właściwe podejście, ponieważ jeśli zaczniesz to zakładać, nie będziesz w stanie podać wszystkich szczegółów głównego celu.  

Cała idea stanie się zagmatwana i będziesz miał kłopoty z zrozumieniem przez innych.

Powinieneś przekazać swoim słuchaczom bardzo szczegółowe informacje i tak naprawdę powinieneś spróbować podać kilka dodatkowych informacji, aby twoje uwagi były jaśniejsze.  

Przygotowując prezentację lub raport, upewnij się, że odpowiadasz na wszystkie możliwe pytania, jakie może mieć Twój temat.

W ten sposób widzowie będą lepiej rozumieć Twój temat i będą zadawać Ci bardziej logiczne pytania.

Często zdarza się, że po zakończeniu prezentacji w biurze ktoś mówi: „Co tak naprawdę próbujesz powiedzieć”.  

To chyba najgorszy komentarz, jaki możesz dostać po męczącej prezentacji, ale powinieneś jeszcze raz zastanowić się, dlaczego ktoś to powiedział.  

W twojej prezentacji pojawią się pewne błędy lub pewne mylące czynniki, które skłoniły tę osobę do powiedzenia tego.  

Aby uniknąć takich kłopotliwych sytuacji, powinieneś starać się, aby prezentacja była bardziej przejrzysta i kompletna.

Nie ignorując żadnych faktów i nie wspominając nawet o bardzo drobnych szczegółach.

Kompletność przynosi pożądaną odpowiedź od odbiorcy, słuchacza lub odbiorców.  

Musisz uwzględnić wszystko, co uważasz za związane z tematem dyskusji i spróbować opisać zarówno pozytywne, jak i negatywne podejścia.

2. Zwięzłość (możliwie największa, ale nie przesadzona!)

Zwięzłość jest kolejnym ważnym aspektem skutecznej komunikacji.

A zwłaszcza, gdy mówisz o komunikacji biznesowej, powinieneś wiedzieć, że Twój przekaz powinien być bardzo zwięzły, ponieważ sprawi, że będzie on bardziej właściwy, co pozwoli zaoszczędzić czas i zrozumieć.  

Czas jest bardzo ważny we współczesnym życiu.

I nikt nie ma czasu na słuchanie cię przez całą godzinę, podczas gdy ty możesz przekazać to samo znaczenie i dyskusję w 30 minut.

Poza tym, jeśli dodasz niepotrzebną pauzę, powtórzysz informacje i zastosujesz inne podobne taktyki, aby wydłużyć czas trwania, to Twoi słuchacze się znudzą i będą wolą albo opuścić dyskusję, albo przestaną się interesować.

Powinieneś podać tylko bardzo istotne fakty dotyczące twojego tematu i unikać używania zbędnych informacji do dodania.

Np. jeśli robisz prezentację dla rocznego budżetu swojej organizacji, powinieneś trzymać się konkretów – https://poradnik.ngo.pl/jak-zaplanowac-budzet-calej-organizacji

I nie podawać nieistotnych przykładów do ograniczenia  budżet lub jego zwiększenie.

Twoim celem jest przedstawienie raportu rocznego budżetu i nie oznacza to, że powinieneś dodawać sugestie, ponieważ jest to powiązane z kimś innym.

Jeśli próbowałeś wtedy wyrazić siebie za bardzo, może się zdarzyć, że zmylisz publiczność rozwlekłymi wyrażeniami.

I będzie dużo dyskusji, których ludzie nigdy nie zrozumieją z powodu łamanego języka.  

Spraw, aby Twoje informacje były zwięzłe i zaoszczędź czas zarówno dla siebie, jak i dla odbiorców.

3. Rozważenie (strony swojego rozmówcy)

Rozważenie jest jedną z najważniejszych rzeczy w skutecznej komunikacji, ponieważ sprawi, że lepiej zrozumiesz odbiorcę.  

Kiedy mówisz rozważ to, oznacza to, że musisz pomyśleć dwa razy o pewnych rzeczach.

I upewnić się, że zawsze przekazujesz swoją wiadomość w pozytywnym tonie.  

Nawet jeśli w twojej dyskusji pojawią się jakieś negatywne punkty, powinieneś spróbować je przezwyciężyć, kładąc nacisk na pozytywne.

Przy właściwym i skutecznym rozważeniu ważne jest, aby zrozumieć, że im więcej wyjaśnisz korzyści, tym bardziej interesująca będzie Twoja dyskusja się stanie.  

Powinieneś więc spróbować wyjaśnić każdą korzyść z dyskusji, która sprawi, że ludzie będą bardziej uważni.

I będą bardziej zainteresowani włączeniem tych korzyści do swojego życia.

Spróbuj skupić się bardziej na „ciebie” zamiast na „ja” czy „my”.  

Stwarza to również bardzo przyjemne wrażenie, że faktycznie bardziej troszczysz się o innych niż o siebie.

Jest takie powiedzenie, które myśli, zanim zaczniesz mówić, a to powiedzenie dopełnia część rozważania.  

Powinieneś wszystko odpowiednio przeanalizować, zanim przedstawisz to innym.  

Przeanalizuj wszystko z punktu widzenia odbiorcy.

Ponieważ pozwoli Ci to zastanowić się nad tymi pytaniami, które często są zaniedbywane, stosując tylko jedno podejście.  

Nigdy nie powinieneś używać negatywnych wyrażeń, takich jak nienawidzę, zamiast tego zastępuj je – wolałbym.

Podobnie jest tak wiele zamienników, których możesz dokonać i uniknąć wszystkich negatywnych skutków swojej dyskusji.